Всеукраинская ассоциация кадровиков. Трудовые книжки: оформление, внесение и изменение записей, учет, хранение

  1. общие вопросы
  2. Оформление вкладыша в трудовую книжку
  3. Оформление дубликата трудовой книжки
  4. Внесение записей в раздел «Сведения о работе»
  5. Внесение записей в разделы «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях»
  6. Внесение записей в раздел «Сведения о назначении пенсии»

ЧАСТЬ III >>>

Часть I >>>

общие вопросы

В соответствии со статьей 48 КЗоТ Украины и статьи 59 проекта Трудового кодекса Украины трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Вопрос по изготовлению трудовых книжек, их хранения и внесения записей, в частности о приеме, переводе и увольнении работника, регулируется соответственно Кабинетом Министров Украины (постановление «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301) и центральным органом исполнительной власти по вопросам труда (Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 года № 58, далее - Ин струкция № 58), что соответствует положениям указанной выше статьи проекта Трудового кодекса Украины.

Согласно Инструкции № 58 трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятиях, в учреждениях, организациях (далее - предприятия) независимо от формы собственности и организационно-правовой формы или у физического лица свыше пяти дней, в т. Ч. лиц, являющихся совладельцами (владельцами) предприятий, крестьянских (фермерских) хозяйств, граждан, работающих по трудовому договору в иностранных представительствах, в иностранных корреспондентов, сотрудников международных организаций и других приравненных к ним иностранцев на территории в страны.

Трудовые книжки ведутся также на:

- иностранцев и лиц без гражданства, трудоустроенных в Украине в установленном порядке;
- студентов дневных отделений высших учебных заведений (работа студентов не является совместительству);
- сезонных и временных работников;
- внештатных работников - при условии, что они подлежат государственному социальному страхованию.

обратить внимание
Трудовые книжки не ведутся на граждан-предпринимателей и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью, основанной на частной собственности и исключительно их труда, а также лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера (договор подряда, договор о предоставлении услуг и другие, предусмотренные гражданским кодексом Украины).

Работодатель обязан приобретать и иметь бланки трудовых книжек (вкладышей к ним) в количестве, достаточном для обеспечения ими всех работников, на которых он должен вести трудовые книжки, а также обеспечить ведение на предприятии книги учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9, утвержденная приказом Министерства статистики Украины от 27 октября 1995 года № 277), которая ведется бухгалтерией предприятия, и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10, утвержденная вышеуказанным приказом № 277) ведется службой персонала, а при их отсутствии - уполномоченным должностным лицом.

Трудовые книжки (вкладыши к ним) в соответствии с пунктом 2.1 Инструкции № 58 должны заполняться в соответствующих частях и разделах на украинском и русском языках. Однако, поскольку в соответствии со статьей 10 Конституции Украины официальное делопроизводство должно вестись на украинском (государственном) языке, записи в трудовых книжках рекомендуется выполнять на государственном языке.

обратить внимание
Не будет ли нарушением внесение записей на украинском языке и в русскоязычной части трудовых книжек предыдущих образцов.

Заполнять трудовую книжку лучше шариковой ручкой или чернилами (пастой) черного, синего или фиолетового цветов.
Записи в графе 2 трудовой книжки о датах (принятие на работу, переводе на другую работу, увольнение, внесения записей и т.д.) выполняются арабскими цифрами (число и месяц - двузначными): 02.03.2010.

Записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, присвоение разрядов, рангов, награждение, поощрение, освобождение вносятся в трудовые книжки (вкладышей к ним) работодателем на основании оригинала приказа (распоряжения) не позднее недельного срока, а при увольнении - в день освобождения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Записи о переводе и увольнении имеют месить ссылка на соответствующий пункт, статью закона.

Записи о названии работы (профессии, должности), на которую принимается (переводится) работник, обязательно должны соответствовать Национальном классификаторе Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий» (далее - КП).

С каждой записью, вносимой в трудовую книжку о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнение владелец трудовой книжки должен быть ознакомлен под расписку в личной карточке работника по форме № П-2, утвержденной приказом Государственного комитета статистики Украины и Министерства обороны Украины от 25 декабря 2009 года № 495/656.

На практике ведение, учет и хранение трудовых книжек возлагается приказом руководителя предприятия на одного из работников службы персонала (если это не прописано в должностной инструкции), а при ее отсутствии - на другое должностное лицо.

обратить внимание
В случае нарушения установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица, на которых возложены указанные обязанности, несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях - другую ответственность.

Оформление трудовой книжки (первичное)

Трудовая книжкаоформляеться при первом устройстве на работу работника путем внесения сведений о нем на первой странице (титульном листе).

Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения и замены имени и отчества инициалами) и дата рождения записываются на основании паспорта или свидетельства о рождении. Здесь же указывается дата заполнения трудовой книжки. Указанные сведения заверяются подписью работника.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает должностное лицо, ответственное за ее выдачу, и ставится печать предприятия (или службы персонала).

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает должностное лицо, ответственное за ее выдачу, и ставится печать предприятия (или службы персонала)

Оформление вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку оформляется в том случае, если в ней заполнены все страницы любого раздела украиноязычной или русскоязычной частей.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку (нового или ранее установленных образцов), заполняется и ведется по месту основной работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка.

При внесении записей в разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» в первой графе вкладыша продолжается порядковая нумерация записей, начатая в трудовой книжке.

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки сверху ставится штамп размером 10х25 мм с надписью "Выдан вкладыш» и указываются его серия и номер. Такой штамп, серия и номер проставляются и в случае выдачи каждого следующего вкладыша в трудовую книжку.

Такой штамп, серия и номер проставляются и в случае выдачи каждого следующего вкладыша в трудовую книжку

обратить внимание
Вкладыш без трудовой книжки - недействителен.

Оформление дубликата трудовой книжки

Дубликат трудовой книжки выдается по месту последней работы, если трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, загрязнена, разорвана) или утрачена (утеряна) предприятием или работником. В первом случае на титульном листе трудовой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат», во втором - «Дубликат».

обратить внимание
В случае утери трудовой книжки предприятием работнику должно быть обязательно выдано ее дубликат, а работник при этом должен оказать помощь в получении сведений о его предыдущей работе.

обратить внимание   В случае утери трудовой книжки предприятием работнику должно быть обязательно выдано ее дубликат, а работник при этом должен оказать помощь в получении сведений о его предыдущей работе

Если работник потерял трудовую книжку после увольнения, он обязан заявить об этом по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи им заявления, а в случае осложнений - в другие сроки ему предстоит выдан дубликат. Обязанность получения документов, подтверждающих работу на предыдущих предприятиях, в этом случае лежит непосредственно на работнику следует из содержания Инструкции № 58.

Работодатель по последнему месту работы в этом случае выполняет лишь следующие обязанности:

  • вносит в дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) сведения о работе, награждениях, поощрениях по последнему месту работы на основании ранее изданных приказов и соответствующих документов;
  • способствует работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы, предшествовавшей устройству на работу на предприятие;
    вносит в дубликата трудовой книжки запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие на основании представленных документов, а также записи о приеме, переводе, увольнении, если они подтверждены документами.

При заполнении дубликата следует соблюдать следующие правила:

  • сначала в разделе «Сведения о работе» (графа 3) на основании записи в пункте 7 личной карточки работника (форма № П-2) делается запись об общем стаже работы работника до поступления на предприятие, где выдается дубликат (указывается количество лет, месяцев, дней) без указания наименований предприятий, времени и должностей (профессий), на которых работал в прошлом владелец трудовой книжки;
  • затем общий стаж работы, утвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по периодам работы на различных предприятиях. Эти записи, как и запись об общем стаже работы, не нумеруются. Делается запись о дате (принятие, перевод, увольнение);
  • после этого записывают название предприятия, выдает дубликат, вносят сведения с указанием порядковых номеров и дат о приеме на работу, переводе и увольнении работника.

Записи заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия (службы персонала).

Внесение записей в раздел «Сведения о работе»

Прием на работу

Запись о приеме на работу (назначение на должность) вносится в следующем порядке:

  • в графе 3 как заголовок записывают полное наименование предприятия;
  • в графе 1 ниже заголовка отмечают порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывают дату приема на работу;
  • в графе 3 записывают название должности (работы) или о
  • в графе 4 указывают номер и дату приказа (распоряжения).

Стоит обратить внимание на некоторые особенности о внесении записей при приеме на работу. В соответствии с пунктом 2.18 Инструкции № 58 отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (к записи о наименовании предприятия) вносятся сведения, в частности, о *:

  • время службы в Вооруженных Силах Украины и других войсках, где тех, кто проходит службу, не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
  • время обучения в профессиональных учебно-воспитательных и других учреждениях, в учебно-курсовых комбинатах (центре, пункте и т.п.);
  • время обучения в высших учебных заведениях (в т. ч. и время работы в студенческих лагерях, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), время пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре (если трудовая книжка оформляется при приеме на работу после окончания учебного заведения);
  • время ухода за инвалидом I группы или ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет, а также за пенсионером, который по заключению медицинского учреждения нуждается в постоянном постороннем уходе, в т. ч. за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению) ;
  • период проживания жен лиц офицерского состава, прапорщиков, мичманов и военнослужащих сверхсрочной службы с мужьями в местностях, где отсутствовала возможность их трудоустройства по специальности, но не более 10 лет.

за престарелым, достигшим 80-летнего возраста (согласно медицинскому заключению) ;   период проживания жен лиц офицерского состава, прапорщиков, мичманов и военнослужащих сверхсрочной службы с мужьями в местностях, где отсутствовала возможность их трудоустройства по специальности, но не более 10 лет

Если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись, подтверждающая право на пенсию, на основании приказа, выданного по результатам аттестации рабочих мест (должно соответствовать наименованию Списков производств, работ, профессий , должностей и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение). Показатели, указанные в этих Списках, обязательно должны быть подтверждены в карте оценки условий труда рабочего места по результатам аттестации и могут записываться в скобках.
Выписка из указанного приказа добавляется в трудовую книжку работника, профессия или должность которого внесена в Список.

Выписка из указанного приказа добавляется в трудовую книжку работника, профессия или должность которого внесена в Список

Перевод на другую постоянную работу, присвоение разряда, класса
После записей о приеме на работу в раздел «Сведения о работе» вносятся также записи о:
переводе на другую постоянную работу на том же предприятии;
присвоение нового квалификационного разряда, класса, категории.

обратить внимание
Записи о временном переводе или перемещения на другую работу в случае простоя, производственной необходимости и в других случаях, предусмотренных действующим законодательством, в трудовую книжку не заносятся.

В разделе «Сведения о работе» трудовых книжек государственных служащих при приеме на работу вносятся записи о назначении на должность, присвоении ранга государственного служащего, принятие Присяги государственного служащего (если он поступает на государственную службу впервые), а затем - о присвоении высшего ранга или лишения ранга государственного служащего (возможно только по приговору суда и только органом, который присвоил ранг).


Увольнение с работы
Записи об увольнении вносятся в раздел «Сведения о работе" по формулировок действующего законодательства со ссылкой на пункт, статью закона и должны быть заверены подписью ответственного лица и печатью предприятия (службы персонала).


Некоторые особенности внесения записей в раздел «Сведения о работе»
Запись о работе работника у физического лица работодатели вносят в соответствии с заключенным в письменной форме трудового договора (после регистрации в государственной службе занятости - о приеме на работу, после снятия с регистрации - об увольнении с работы).
Записи заверяются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и его печатью.

обратить внимание
Трудовые книжки работников, работающих на условиях трудового договора у физических лиц, хранятся непосредственно у работников.

Сведения о работе по совместительству (на том же или на другом предприятии) заносят в трудовую книжку по желанию работника по месту его основной работы. Запись делают отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе» трудовой книжки без нумерации сразу после предварительной записи на основании справки или копии соответствующих приказов с места работы по совместительству о приеме, увольнении.

В трудовых книжках работников трудоспособного возраста, освобожденных по пункту 1 статьи 40 КЗоТ в связи с ликвидацией, банкротством предприятия, сокращением численности или штата работников и т.д., в графе 3 раздела "Сведения о работе» делается запись о времени, срок и место повышения квалификации или получения смежной профессии за период работы на предприятии в течение последних двух лет перед увольнением, который вносится вместе с записью об увольнении.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, собственник или уполномоченный им орган предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный стаж (графа 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книги).

Указанные записи вносятся в трудовую книжку по окончании фактического срока отбытия наказания, устанавливается по справкам органов Министерства внутренних дел Украины.

При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном Действующим законодательством, и устройстве на новое место работы, Соответствующие записи вносятся в трудовую книжку тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный.
Основанием для внесения в трудовые книжки указанных выше записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в согласовании с приговором (определением) суда. Записи вносятся в следующем порядке: в графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 пишется: «Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается обобщать стаж и непрерывный трудовой стаж».
В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его выдачи и номер.
В соответствии со статьей 32 Уголовно-исполнительном кодексе Украины работодатель по месту работы работника, осужденного к наказанию в виде лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, а не позднее трех дней после получения копии приговора суда обязан освободить осужденного от должности (работы), права занимать которую он лишен, внести в трудовую книжку запись о том, на каком основании, на какой срок и какие должности работник лишен права занимать или каким видом профессиональной деятельности н лишен права айматися.
В случае смерти работника в раздел «Сведения о работе» вносится запись в Прекращение трудового договора (прекращается в последний день работы) со ссылкой на дату и номер соответствующего приказа. Обычно приказ выдается на основании справки о смерти.
Записи о получении лицом пособия по безработице и прекращения ее выплаты вносятся в трудовую книжку ответственным лицом органа государственной службы занятости после записи об увольнении по пункту 1 статьи 40 КЗоТ и до занесения сведений о принятии человека на работу на предприятие.

Внесение записей в разделы «Сведения о награждении» и «Сведения о поощрениях»

Записи о:

  • награждения государственными наградами Украины и отличиями Украины вносятся в раздел «Сведения о награждении» с указанием даты награждения (графа 2), кем награжден работник, вида награждения и за какие заслуги (графа 3), основания внесения записи (графа 4);
  • поощрения за успехи в работе и т.п. (определяются правилами внутреннего трудового распорядка), открытие, на которые выданы дипломы, изобретения и рационализаторские предложения, а также о выплате в связи с этим вознаграждения заносятся в раздел «Сведения о поощрениях» в том же порядке, что и о наградах.

обратить внимание
Сведения о премии, другие поощрительные выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, в раздел «Сведения о поощрениях» не вносятся.

Перед записями о награждениях и поощрениях в графе 3 соответствующих разделов в виде заголовка пишут наименование предприятия, при работе на котором работника награждали и поощряли.
Каждой записи о награждениях и поощрениях присваивается порядковый номер начиная с первой записи. В период дальнейшей работы на других предприятиях нумерация записей должна продолжать предыдущую нумерацию.

обратить внимание
Записи о награждениях и поощрениях заверяются подписью ответственного лица и печатью предприятия (службы персонала).

* В этом случае работника поощрены не по успешное выполнение обязанностей, возложенных трудовым договором, а за активную деятельность за пределами его обязанностей, которая является важной для предприятия

* В этом случае работника поощрены не по успешное выполнение обязанностей, возложенных трудовым договором, а за активную деятельность за пределами его обязанностей, которая является важной для предприятия.

Внесение записей в раздел «Сведения о назначении пенсии»

В случае назначения пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп «Пенсия назначена». Штамп ставится в разделе «Сведения о назначении пенсии». В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.

Продолжение в следующих номерах

Издание для кадровиков журналы регистрации Делопроизводство и документооборот